Processo de cadastro

Dentro do Consulta Pontual estamos tratando de Atendentes o(a) recepcionista ou secretário(a) por ser uma palavra mais ampla que abrange pessoas de todos os sexos.

O cadastramento de atendentes é feito à partir do médico, que irá incluir um novo atendente informando para isso seu nome e seu e-mail (e-mail pessoal ou corporativo do próprio atendente). Somente médicos podem incluir atendentes, pois não existe opção do próprio atendente se incluir livremente como acontece com o médico.

Após o médico executar essa inclusão o atendente receberá um e-mail com link para ele concluir o processo de inclusão. Ao abrir o link, o atendente deverá criar sua senha pessoal e confirmar alguns dados iniciais.

Desse ponto em diante, o atendente também possui um perfil a ser editado com algumas informações básicas.

Profissionais e locais de trabalho

A partir do perfil do atendente ele pode consultar os médicos para os quais ele está relacionado, sob os quais ele terá acesso para gerenciamento das agendas. Com apenas dois cliques o atendente pode passar para a agenda de outro profissional, sendo muito fácil gerenciar vários profissionais no mesmo ambiente operacional.

O atendente pode ser cadastrado por vários profissionais, isso ocorre quando há um único atendente para vários profisionais que compartilham o consultório, ou ainda numa clínica que possui diversos profissionais. Da mesma forma um profissional pode cadastrar vários atendentes, caso típico numa clínica com várias recepções e/ou turnos, e todos os atendentes cadastrados por cada profisional terão acesso para gerenciar a sua agenda.

Agenda

O atendente terá acesso com limitações às agendas dos médicos para os quais trabalha.

O funcionamento das agendas pelo atendente é praticamente igual ao funcionamento para o médico, então veja maiores detalhes do funcionamento das agendas na parte Profissionais / Agendas neste mesmo guia.

Os atendentes precisam se conscientizar de que a partir do Consulta Pontual, sua agenda será essa e somente essa. Todos os pacientes que vierem pessoalmente ao consultório marcar uma consulta serão agendados pelo atendente na agenda do Consulta Pontual. Os pacientes que ligarem solicitando uma consulta serão registrados pelo atendente neste mesmo sistema, assim como os pacientes que se auto-agendaram pela internet estarão nessa mesma agenda do Consulta Pontual.

O atendente terá o Consulta Pontual como ferramenta única para controlar os horários do médico. É fundamental que isso seja feito na hora que ocorrem, pois se for feita uma anotação manual fora do sistema para posteriormente ser registrada no sistema, poderá ocorrer de, na hora de cadastrar o agendamento, outro paciente via internet tenha feito agendamento no mesmo horário. Então com o uso do Consulta Pontual o uso de controles em papel deve ser parado. O Consulta Pontual deve ser uma ferramenta diária, aberta durante o tempo todo na tela da recepção, e que todos os pacientes que passarem pelo consultório deverão ser previamente agendados nessa agenda.

Caso o atendente ou o médico tenham receio de perder a conexão com a internet e ficar sem sua agenda para o dia seguinte, recomendamos que ao final do expediente a agenda do próximo dia seja impressa ou feito um backup que permite sua carga para uma planilha que pode ser salva no disco local. Dessa forma, caso no dia seguinte o consultório esteja sem conexão com a internet os agendamentos do dia poderão ser facilmente identificados.

Como muitas secretárias possuem controles e marcações nas suas agendas de papel, como bolinhas, risquinhos, marcação com cores diferentes, etc, para controlar o andamento de seus atendimentos, criamos na agenda do Consulta Pontual marcações que irão lhe auxiliar a manter esses controles de uma forma um pouco diferente porém com os mesmos objetivos.

Fora isso, a sua agenda diária contém um pequeno bloco de anotações permanente que poderá ser usado para anotar qualquer coisa daquele dia, e essas informações ficarão lá naquele dia sempre que for preciso consultar. Suponhamos que você, como atendente, anotou nesse bloquinho de anotações dentro do sistema um número de telefone qualquer que alguém lhe passou. Na semana seguinte você precisa achar aquele telefone que foi anotado, para isso bastará retornar na agenda da semana anterior em cada dia verificando as anotações feitas. Certamente encontrará ali a sua anotação.

Recuperação de senha

Igualmente ao que ocorre com os médicos, o atendente pode esquecer a sua senha e recuperá-la, bastando informar alguns dados seus para que o sistema o localize e envie por e-mail um link que permitirá a criação de nova senha.